A comunicação, modernidade e tecnologia são características que todos os negócios possuem em comum. Mas como gerenciar para atingir resultados na redução de custos em telecom? Entenda tudo sobre telecom expense management.
Não é de hoje que a comunicação tem um grande nível de importância nas relações comerciais de toda e qualquer organização. Com o advento e constante evolução do setor tecnológico, houve uma potencialização e aprimoramento dessas relações.
Mas ao contrário do que se pode pensar, essa busca por mais fluidez e menos limites, acaba sendo a grande fonte de problemas em muitas empresas.
As empresas contratam serviços desnecessários, complexos e muito repetitivos. Essas más decisões representam, em outras palavras, uma estagnação generalizada e um número elevado de despesas.
Tudo isso gera uma grande necessidade de melhorias e uma busca por avanços no setor de telecomunicações das empresas, que impactam diretamente os resultados obtidos pela companhia de uma maneira geral. Isso se dá porque na gestão de T.I., são poucas as despesas que representam uma complexidade considerável em seu gerenciamento, como as de telecom.
Por isso se faz necessário, para a administração de todas essas atividades, programas de telecom expense management (TEM), que começaram a ser adotados por diversas empresas a nível global.
Mas como o TEM pode ajudar? Quais são os principais benefícios e qual a importância que os relatórios de TEM podem levar para a sua gestão quando são feitos por uma consultoria especializada? Confira tudo neste artigo.
O que é Telecom Expense Management (TEM)?
Podemos caracterizar o telecom expense management como uma atividade totalmente dedicada a otimizar as despesas do setor de telecom.
Mas ao contrário do que o nome pode sugerir, essa técnica não está ligada somente às despesas, mas também a todo o gerenciamento da infraestrutura de telecom que possa gerar alguma despesa.
Em outras palavras, o telecom expense management têm como uma de suas funções, garantir a melhor infraestrutura com o menor custo possível.
Ou seja, existe uma atenção maior não só pelo atendimento nos serviços que englobem somente T.I, como também todo e qualquer departamento que os recursos de telecom sejam utilizados.
O fato do TEM ser uma atividade que se envolve diretamente com as despesas e recursos, ele é liderado pelo setor de T.I, mas é compartilhada por toda a empresa.
Isso é muito importante para qualquer empresa que quer iniciar este projeto, pois o objetivo do TEM é justamente dar uma maior visibilidade à gestão de T.I e assegurar todos os recursos necessários para sua execução.
Quais são os módulos do telecom expense management?
Existem uma série de atividades que se complementam quando estamos falando do TEM.
Todas elas possuem recorrências que partem da realização diária até anual, sendo esse um fator muito importante: todas essas atividades só fazem sentido para a empresa se elas forem executadas como verdadeiras rotinas.
É importante lembrar que o cenário de telecom é envolvido em mudanças de uma maneira constante, desde os campos de tecnologia, até stakeholders e demais condições de mercado.
Por esse motivo, não adianta fazer o TEM apenas uma vez, mesmo que bem feito.
A falta de monitoramento e reavaliação de um modo periódico podem até garantir resultados no começo, porém trazem desorganização e, consequentemente, um prejuízo para os próximos ciclos.
Confira os módulos do telecom expense management.
- Negociação de contratos: no TEM, as boas práticas de gestão de contratos envolvem um acompanhamento das condições do mercado constantemente. Dessa forma, os gestores se preparam para as próximas negociações ainda no momento em que assinam o contrato, de acordo com as necessidades da empresa.
- Gestão de inventário: a evolução dos dispositivos torna o TEM algo ainda mais complexo. O recebimento de novas tecnologias deve ser contemplado pelo TEM na implementação de novos contratos, evitando um estresse operacional e despesas indesejáveis na área de T.I.
- Auditoria e contestação das faturas: é necessário garantir que as cobranças geradas estejam correspondendo ao acordo fechado com a operadora. Com a auditoria de faturas, o TEM garante uma igualdade nos valores pagos e cobrados, garantindo que todos os valores sejam corrigidos antes do pagamento.
- Gestão do uso: tarifação telefônica, faturamento por usuário, cadastros corporativos, registro de itens, etc. O TEM não se restringe somente ao monitoramento, mas também busca incentivos para o usuário de uma maneira educativa.
- Gestão de faturas: essa é a parte central de diversos processos no TEM, desde as auditorias até a gestão e rateio dos recursos que são utilizados. Após o recebimento e confirmação de todas as faturas, é iniciada uma série de processos automatizados, que garantem que os valores sejam correspondentes ao uso.
Quais são os benefícios do telecom expense management?
Como já foi dito antes, os projetos de telecom expense management trazem uma série de resultados, não somente nas despesas, como também na operação de uma maneira geral.
Quando falamos de termos financeiros, o TEM proporciona melhorias nas tarifas e condições financeiras nos processos de negociação de contratos, com uma maior previsibilidade de despesas em todo o ciclo que o contrato propõe. Assim, a empresa recupera valores pagos indevidamente por erros no faturamento do serviço.
Dessa maneira, há uma redução de custos por parte dos desperdícios que os serviços e dispositivos geravam.
Em outras palavras, as ações de TEM geram uma maior visibilidade dos recursos da companhia de uma maneira mais generalizada, passando por empresa, departamentos e usuários, até chips e demais dispositivos podem ser incluídos.
Existe, também, uma redução considerável do estresse operacional, já que os esforços do TEM incentivam uma gestão muito mais proativa, com todo o processo de gestão sendo beneficiados por meio de relatórios gerenciais de produtividade e do uso de recursos que auxiliam as tomadas de decisão de uma empresa.
Por que contratar uma consultoria para fazer o telecom expense management?
O projeto de telecom expense management pode ter nível de complexidade considerável, isso faz que diversas áreas de T.I tenham dificuldades de juntar uma equipe para realizar uma gestão tão detalhada.
Rotinas, etapas, comunicação com demais departamentos, relações complicadas com operadoras, etc. Tudo isso acaba com as capacidades do setor, por isso, é extremamente importante contratar uma consultoria especializada para pôr em pauta (e em prática) todas essas questões.
E para consultorias, implementações de gestão e uma redução dos custos em T.I e telecom, você precisa conhecer a TelecomPlus.
Em mais de 18 anos, a Telecomplus já auxiliou mais de 70 empresas a encontrarem valores bem menores do que o que era planejado para seus orçamentos em tecnologia através de nossos serviços.
Essas facilidades geram uma quantia de mais de R$ 90 milhões economizados por empresas extremamente satisfeitas.
Entender que a tecnologia é algo que domina o agora, que tende a ficar cada vez mais atual e que ela deve sim estar no meio das empresas é o primeiro passo para um negócio saudável, que prospera e que consegue ser duradouro, tendo relevância em todos os seus anos.
Tudo isso vem para melhorar o seu negócio. Não deixe que esses investimentos se tornem a sua ruína, fale agora com a Telecomplus! Descubra como ajudamos as empresas a se modernizar e economizar.